档案备份数据的格式选择原则：优先采用或转换为国家或行业标准规定的、利于长久保存的格式（电子文件的长久保存格式可参见档案行业标准《版式电子文件长期保存格式需求》，常见格式参见表1；无标准格式规定的，尽量采用主流专业软件的通用格式；无通用软件的，在移交备份数据时应同时移交相关软件。

（1）电子文件的推荐归档格式

按照《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678 1999）等有关标准，推荐各单位优先采用以下标准格式：

a）文本文件。推荐采用XML、RTF、TXT标准格式。

b）图像文件。推荐采用TIFF、JPEG格式。

c）图形文件。推荐采用DXF、DWG格式。

d）影像文件。推荐采用MPEG、AVI格式。

e）声音文件。推荐采用WAV、MP3格式。

f）数据库文件。推荐采用XML、DBF格式。

g）超媒体链接文件。推荐采用XML（XSL）、HTML格式（打包可采用MHT格式或Zip压缩）。

h）电子文件元数据。推荐采用XML等格式。

i）其他格式的文件。根据备份数据格式选择的原则具体确定，尽量采用开放、透明或通用的格式。

（2）档案数字化成果。纸质档案的扫描文件格式推荐TIFF、JPEG，扫描分辨率一般建议选择≥150dpi，需要进行OCR识别的，扫描分辨率建议选择≥300dpi，图纸类文件扫描分辨率建议选择≥200dpi。

在已联网的情况下，电子文件和档案数字化成果备份数据的移交工作可在网络上进行。未联网的情况下，采用脱机移交的方式，脱机载体按优先顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。建议采用一次写光盘（推荐DVD数据光盘）作为脱机移交的主要载体。

根据各单位实际，可分别采取在线备份、离线备份，完全备份、差异备份、增量备份等不同技术手段进行数据备份。