“最近一段时间，村民查阅最多的是私人建房类档案。上周五，村民王某来到档案室查阅家里的宅基地审批证明，有了这个证明他就可以拿到房产证，避免了拆迁过程中不必要的纠纷。以前手动查阅档案要耗费很长时间，最后还可能无功而返，现在有了‘虚拟档案室’，几分钟就完成了档案的查阅。”浙江省宁波市镇海区骆驼街道兴丰村的档案员周雪芬告诉记者。自从有了“虚拟档案室”，兴丰村的村民足不出村就可以利用档案作为凭证维护自身权益了。

    周雪芬介绍，“虚拟档案室”涉农档案共享版块中共有5项内容：政策文件，包括区委、区政府、各镇（街道）、区属各单位制定的涉及农业、农村和农民切身利益的各类文件；共享文件，包括1990年以前的馆藏涉农政策性档案及1990年以后各镇（街道）、区属各单位涉农政策性档案和专题档案；私人建房，包括1990年以前的馆藏农村私人建房档案；户籍迁移，包括1990年以前的馆藏户口迁移档案，如出生、死亡、户口迁进、户口迁出等相关材料；独生子女，包括1990年以前的馆藏独生子女档案。

    “这套系统我也是边学边用，还好有区档案局馆的工作人员不定期下来培训，实际操作中遇到什么困难，也可以向他们寻求帮助。”周雪芬打开“虚拟档案室”的页面，用鼠标点击“农村档案”，进入子页面后点击“农村档案资源共享”，在屏幕的左侧栏中出现了“政策文件”“私人建房”“户籍迁移”“独生子女”“共享文件”5个选项。她在“户籍迁移”栏中输入自己的个人信息后，屏幕上显示出了周雪芬户口迁移证的数字化信息，整个过程不到2分钟。据了解，镇海区档案局馆于2011年12月15日举办过一次全区行政村、社区“虚拟档案室”应用培训，主要向全区基层档案员介绍“虚拟档案室”使用方法与注意事项。集中培训结束后，区档案局馆的业务指导人员深入各村进行指导，这样可以有针对性地解决问题。现在各村（社区）的档案员基本上可以熟练操作“虚拟档案室”为村民服务。

    周雪芬向记者介绍，通过一段时间的使用，她发现村中的档案多为手写，十分不规范，很多人的名字与证件不符，尤其是老年人的名字问题最多，像是同音不同字或者干脆连音都不一样，查不到档案的情况时有发生，村民们渐渐有了微词。村书记得知这一情况后，带领村委成员和周雪芬一道将相关档案进行整理，将名字与证件统一起来，为以后档案查阅工作的顺利开展打下了基础。

    兴丰村是2001年由原禾丰、胜一、甸张3个村合并而来的，现在全村有5000多人。兴丰村档案室里存储着1958年至2001年3个老村的档案以及2001年合村之后兴丰村的档案，村里的文书周雪芬是兼职档案员，整理这些档案对于她来说可谓是工程浩大。由于档案整理工作完成得好，合村之前的老档案保存得完整，镇海区档案局馆把原胜一村的土改档案作为此类档案的模板接收进馆。

    “2008年，区档案局馆设计开发了一套符合我区农村实情的行政村档案管理软件，各行政村档案管理方式由传统的手工管理转变为计算机管理。但是这套软件属于单机版，现在已经不能适应我区档案事业的发展要求。为此，我们决定为区里行政村免费开发一套‘虚拟档案室’管理系统，通过政务外网，与区机关部门、镇、行政村形成上下三级双向贯通网路，实现了农村档案信息下乡进村的服务目标。截至2011年底，‘虚拟档案室’已经向基层推送涉农信息3.1万余条。”镇海区档案局馆长顾柳影向记者介绍了镇海区开发利用“虚拟档案室”的基本情况。

    在应用“虚拟档案室”之前，镇海区的农村档案呈分片状管理，各村自己建立档案、自己管理档案、自己使用档案，档案资源无法有效共享利用。同时，区里涉农机关部门、各镇（街道）的涉农档案信息资源也没有有效的途径提供给基层群众查阅。在全区推广了“虚拟档案室”之后，区档案局馆不仅采集整合了区里涉农机关部门档案室、镇（街道）档案室、村（社区）档案室的档案信息，还积极与民政、农业、建设、教育、卫生等部门联系沟通，实现了与老百姓有关档案信息的有效利用与资源共享，着力打造了一个属于老百姓自己的“查档5分钟便利圈”，最大限度地满足基层群众对于档案信息的需求。

    顾柳影告诉记者，联系的部门多了，收集的信息多了，区档案局馆的工作自然重了，而档案安全问题是档案工作的重中之重。为了把好档案安全关，“虚拟档案室”共享文件级中的档案信息审核权被牢牢把握在区档案局馆手中，每天局馆领导都要专门拨出时间审核各乡镇、各部门共享的信息，凡是不符合要求的一律不得上传至系统。

    值得一提的是，“虚拟档案室”管理系统创新地设置了各村（社区）名识别码，避免了村（社区）与村（社区）之间的信息混乱，起到了保护村民个人信息的作用，保证了各村（社区）档案的安全。此外，“虚拟档案室”还有在线的安全监管功能，各个基层档案室的工作人员只要将档案室的环境拍成照片上传至系统，区档案局馆的工作人员就可以进行在线监管，为区档案局馆与基层档案部门之间建立起了一条“可视”的沟通渠道，拉近了彼此之间的距离。


    原载于《中国档案报》2012年5月31日 总第2312期 第一版