杭州银行宁波分行

杜冉

   档案是银行各项事业的重要组织部分，记录和反映着银行重大事件和重要决策的始末原委，记录和反映着银行改革发展及各项事业的历史进程与真实轨迹。档案既是银行长期积累的精神文化财富，也是反映一个银行企业文化状态及经营管理状况的重要标志和防范风险的重要举措。提升和实现档案精细化管理具有十分重要的意义。

一、精细化管理概念及工具

精细化管理，最早是上世纪50年代由日本工业企业在总结和吸取美国企业生产管理方法的基础上提出来的。日本工程技术人员发现在企业的生产活动中存在很多浪费现象，如错误、积压、过度加工、多余搬运、等候、多余的运动，浪费现象导致企业对客户提供产品或服务的价值达不到最大化。由此提出了旨在避免资源浪费，消灭不能给产品或服务的最终用户带来好处的活动的精益管理理念。精细化管理是在科学管理、精益管理的基础上发展起来的，是通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，保证企业各单元精确、高效、协同和持续运行的管理理念和管理技术。经过演绎和发展，目前，精细化管理已从生产系统管理实践的成功，逐步延伸到企业的各项管理活动，也从最初的具体业务管理方法，上升为战略管理理念。上个世纪90年代，精细化管理开始被我国企业引用，很多国内企业在精细化管理过程中受益非浅。

精细化管理有很多管理工具，其中最有代表性的是六西格玛。六西格玛即6б，б是统计学术语，指“标准差”。6б意为6倍标准差，六西格玛要求在每100万个产品中只有3.4个缺陷产品，或者每100万次操作中只允许出现3.4次失误，使完美率达到99．99966％。六西格玛有两层含义：一是从统计角度而言，它描述了一种质量水平，要求缺陷率控制在百万分之三点四以内；二是从管理角度而言，六西格玛是一种精细化的管理模式，以顾客为中心，以数据和事实为依据，针对流程采取改进措施，重视预防性管理，强调无边界合作，持续改进和追求质量与效率的管理机制。六西格玛具有六大特点：一是关注客户，坚持“以客户为中心”原则；二是聚焦流程，视流程为成功的关键；三是以数据和事实为管理的依据；四是持续改进，通过监测和控制来保障改进的持续性；五是全员参与，提倡管理的“无边界”合作；六是主动预防，即有预见的主动管理。六西格玛是被国内外商业银行实践并证明是行之有效的精细化管理工具。

二、档案管理精细化建设中的主要问题 
　 （一）对档案管理精细化认识程度不足 
　　对档案管理信息化的认识程度不足是档案管理精细化建设中面临的重要问题之一。首先，档案管理信息化作为一种新的档案管理手段，在管理方式及管理理念上与传统的档案管理有许的差异。在实现从传统的档案管理向信息化管理的过程中，档案管理人员不能够正视这一转变；其次，档案管理信息化建设需要资金及时间投入，很多档案管理部门人员认为必要性不大，从而影响了档案管理信息化建设的步伐。
　 （二）缺乏专业的档案管理信息化人才 
　　专业的档案信息化管理人才缺乏是档案管理信息化建设中的主要问题。这一问题主要体现在以下几个方面：首先，档案信息化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，对从事信息化管理的人员要求相对比较高，不仅需要具备档案管理方面的经验及相关的素质，而且要具备一定的技术能力及管理能力。而目前，具备全面能力及素质的人才极度缺乏；其次，目前从事档案信息化管理的人员不仅技术能力不足，管理经验缺乏，而且人员的稳定性不足，对于工作内容刚刚熟悉，便离职或调离岗位，从而导致档案信息化管理人员不能够满足应有的需求；再者，档案管理人员对档案信息化管理的认识程度不足，不能够严格的按管理的要求来进行档案管理，使得档案精细化管理不能够有效的开展。 
　 （三）缺乏资金支持 
　　档案精细化管理的过程中资金投入不足也是影响档案管理精细化建设的重要因素。首先，档案精细化管理所需的资源及设备需要大量的资金支持，而在当前很多单位和部门缺乏档案建设资金来源；其次，有些单位虽然有相关的经费，但是相对于档案管理精细化建设来讲，远远不能够满足管理的要求，导致在相关设备的采购中，不能够将设备配备齐全，或者设备达不到应有的标准，影响档案管理精细化建设工作的开展。第三，企业档案管理人员普遍偏少，流动性也大，档案整理工作雇佣临时员工和业务外包的趋势渐强，必须制定详细具体可操作性强的管理措施才能保证档案工作的质量。

三、商业银行实施档案精细化管理的意义

过去银行业的管理以粗放式、经验型管理为主，运用量化的分析工具比较欠缺，银行的决策层在做决策时往往缺乏精准的分析数据作为依据，但随着管理科学的发展和银行经营管理实践的深入，现代企业高速发展，管理水平不断提高，股改上市、国际竞争等活动普遍开展，对各项业务工作提出更高要求，多种管理科学在各项业务工作中得到普遍应用，特别是企业信息化建设速度加快、网络办公要求档案管理精细准确。

精细化管理的必要性逐渐被各家商业银行所认同，精细化管理正日益成为商业银行改善客户服务、优化业务流程、提高运营效率、控制各类风险的重要手段。基于此，精细化的档案管理工作特点与六西格玛管理在流程控制和产品质量管理方面十分契合，在银行档案管理工作中引入六西格玛管理方法，具有重要的实践意义。

第一，六西格玛管理是精细化管理的一种工具。它通过系统地、集成地采用质量改进流程，实现无缺陷的过程设计，并对现有过程进行过程定义、测量、分析、改进、控制，消除过程缺陷和无价值作业，从而提高质量和服务、降低成本、缩短运转周期，达到客户完全满意，增强企业竞争力。

第二，六西格玛管理的强项是对生产数量大，有规范程序的生产过程进行管理。银行档案管理的对象数量大，档案是银行在各项经营管理过程中形成的有保存价值的原始记录，是围绕客户这个中心建立的所有有效凭证，是维系客户关系的有效证明，随着银行的发展，档案资料的数量将越来越大。

第三，六西格玛管理的本质就是一个好的吸收和组合科学知识的管理工具。企业档案管理涉及多种领域。如银行这样的金融机构，业务范围很广，涉及对公业务、小微客户、零售客户、外汇业务、票据业务等多领域，相应的档案的形成和专业性更复杂，种类也多，管理难度大。涉及文书档案、信贷档案、国际业务档案等，档案的管理自然成为多学科、技术和知识的综合性工作。

第四，流程控制是六西格玛管理的重点。企业档案管理业务流程长，档案的前身是文件、图纸、表格、照片、录音、录像等多种载体的文件和材料，每一份文件和材料生成后，从归档、移交到档案室再经过鉴定、电子档案的载体有效性测试和复制、整理、系统分类、着录、编目、数字化、信息化、装订、上架等一系列过程，真正成为档案要经历至少12个流程，每个流程又包含5至12个步骤。形成档案以后，还要进行档案安全管理、提供查询利用和档案编研。

四、档案精细化管理的对策

数据化和标准化是精细化管理的特征之一，实施精细化管理需要信息科技手段的支持。无论是资源配置、流程优化还是数据化管理都离不开信息系统的支持。因此，加强系统建设，为档案管理人员提供必要的数据信息是使其树立精细化管理理念并开展精细化管理实践的重要手段。笔者认为，当前迫切需要设计和实施高效实用的档案数据库管理系统，完善方案精细化管理建设，加强创新型档案管理人才培养。
   （一）转变思想观念，树立信息化管理意识 
　 目前，档案管理工作越来越受到人们的重视，在科技日新月异的变化的同时，信息化建设也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改变，档案管理正在向着信息化的方向飞速发展。为了适应新的形势，档案管理人员更加要紧跟时代的步伐，努力改变旧的传统观念，加强档案信息化管理意识，自觉提高自身的综合素质和岗位技能，只有档案管理人员的整体素质提高了，档案管理信息化建设才能获得保障。这是因为任何体系的建设都离不开人的作用和参与，最终的实施更是需要依靠人的努力和主观能动性的发挥。管理人员综合素质的提高，是档案管理信息化建设工作的重心，是档案管理信息化发展的前提和基础。 
　 （二）设计和实施高效实用的档案数据库管理系统 
　　档案管理部门要充分认识档案管理信息化建设的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发，制定一套完整的档案管理制度，引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。 
　　在设计和实施相关档案信息化管理系统中，数据库的设计是作为档案管理的信息化建设中最重要、最基础的一项工作内容，是系统对所有档案信息进行集合的一个工具，它既包含有档案本身原有的数据信息，也包含有档案管理过程中新产生的数据信息，因此数据库是整个系统乃至整个档案管理信息化建设工作的重要组成部分，因此以管理严谨和使用便捷作为设计原则，防止信息化管理系统出现漏洞，进而损失重要的档案资料。在设计档案管理系统的时候，按照各领导和各个科室的工作内容设置不同的管理权限，并建立档案信息化管理的局域网，就可以实现档案的网络化、信息化的管理，并共享其档案信息。进而改变过去通过纸质档案了解人员档案信息的传统模式，也让其管理服务形式由被动服务转变为主动服务。