甬电文管办〔2010〕1号
各县（市）区电子文件管理和档案登记备份工作领导小组办公室（档案局），市直各单位：
为推进我市电子文件管理和档案登记备份工作的顺利开展，根据《电子文件管理暂行办法》和省市有关文件精神，我办组织制定了《全市电子文件管理和档案登记备份工作实施方案》，现印发给你们，请各地各部门结合实际认真贯彻执行。
宁波市档案局
二○一○年八月十八日
全市电子文件管理和档案登记备份工作实施方案
为贯彻落实《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发〈电子文件管理暂行办法〉的通知》（厅字〔2009〕39号）和《中共浙江省委办公厅、省政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号）、《中共宁波市委办公厅、市政府办公厅关于加强电子文件管理工作的通知》（甬党办〔2010〕20号）精神，全面推进我市电子文件管理和档案登记备份工作的顺利开展，结合我市实际，制定本实施方案。
一、指导思想。
坚持以科学发展观为指导，认真贯彻落实档案法律法规和国家、省市关于电子文件管理和档案登记备份工作的文件精神，加强和规范我市电子文件管理工作，深入实施档案登记备份制度，积极构建适应新形势需要的档案信息资源体系、档案利用体系和档案安全保障体系，不断提升我市电子文件管理整体水平和城市信息化综合实力，促进档案工作更好为经济社会科学发展服务。
二、工作原则。
做好电子文件管理和档案登记备份工作应当遵循以下原则：
（一）统筹规划、分级管理。全市电子文件管理和档案登记备份工作实行统筹规划、统一部署。各地电子文件中心、登记备份中心建设，电子文件管理和档案登记备份工作的开展，实行分级管理、属地负责。
（二）循序渐进、重点突破。开展电子文件管理和档案登记备份工作要强化数字365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了（室）建设和重要传统载体档案数字化等基础工作。根据轻重缓急，优先安排党政机关、涉及群众切身利益的民生领域、本地区重点建设项目等电子文件管理和档案登记备份工作。
（三）因地制宜、注重实效。各地要在深入调查研究基础上，立足实际、注重实效，积极创新开展电子文件管理和档案登记备份工作的方法和途径。深入开展好试点推广工作，并逐步建立起长效管理机制。
（四）安全保密、强化监管。要严格按照国家有关法律法规和规范标准要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件和数字档案的信息安全，全面提升电子文件管理和档案登记备份工作行政监管和安全保障能力。
三、电子文件管理和档案登记备份的范围和数据形式。
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。其数据形式包括：电子公文、电子业务数据、档案数字化成果和其他电子文件。
电子文件的形成、办理、归档、移交、保管、利用等应当按照《电子文件管理暂行办法》的规定执行。根据电子文件权属关系和保存价值，各级国家综合365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，应当按照规定时限向国家综合365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了移交。下列电子文件向各级档案局（馆）登记备份：
1、法定进馆单位尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。
2、重点领域形成的重要电子文件。主要是：（1）涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域电子文件。重点是各级涉及民生的主管部门和单位形成的与人民群众关系密切的重要电子业务数据；（2）国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件；（3）列入各级国家综合365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了接收名册的县级以上重点建设项目形成的对国家和社会具有长久保存价值的档案。
3、非国有企业、基层自治组织和个人形成的对国家和社会具有保存价值的重要电子文件，根据自愿原则进行档案登记备份。
四、目标任务。
（一）加快机关、团体、企事业单位数字档案室和各地数字365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了建设。2010年，开展百家“规范化数字档案室”建设工作，创建省级“示范数字档案室”30家。“十二五”期间，60%以上机关、团体、国有企事业建成数字档案室。加快数字365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了建设步伐，“十二五”期间，市及各县（市）区全部建成或立项开展数字365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了建设，并按照国家有关部署要求，建立电子文件中心和馆际间异地备份库。
（二）推进电子文件管理和档案信息化建设。“十二五”期间，逐步健全我市电子文件管理和档案登记备份工作有关规章制度和规范标准，基本建立各单位电子文件全程管理和具有保存价值的电子文件由档案部门集中管理的工作机制。全面实施文档一体化管理信息系统建设和重点传统载体档案数字化工程，完成馆藏30%以上重要全宗纸质档案和50%以上照片、录音、录像档案的数字化，按照各级档案行政管理部门要求，完成进馆单位重要室藏档案数字化，有计划开展电子文件向各级365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了移交进馆工作。强化以信息安全为重点的电子文件管理业务指导与行政监管，依法推进电子文件的安全保管、科学管理和有效利用。
（三）建立各级档案登记备份中心。2010年，市及鄞州、江东等地建立档案登记备份中心。“十二五”期间，全市各级国家综合365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了建立档案登记备份中心。
（四）全面开展档案登记备份工作。2010年，完成全市电子文件和数字档案首次登记工作，完成30家以上重点涉及民生单位，以及当年通过竣工验收、列入365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了接收名册的重点建设项目档案数字化成果登记备份工作。开展进馆单位电子文件和数字档案、企业知识产权档案登记备份工作。“十二五”期间，30%以上列入各级国家综合365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了接收范围的机关、团体、企事业单位开展档案登记备份，涉及民生与公共利益的重要电子文件和数字档案以及列入接收名册的重点建设项目档案实现登记备份。民营企业、重要人物等档案登记备份工作取得突破。
五、电子文件管理和档案登记备份有关程序与时间要求。
（一）电子文件归档、移交程序与时间要求。电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应在第二年6月底前完成。属于国家综合365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了接收范围的电子文件，应当按照规定时限向同级国家综合365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了移交。
电子文件归档与电子文件移交进馆程序按照国家有关规定执行。
（二）档案登记备份的程序与时间要求。首次登记备份时间根据各级档案行政管理部门规定的时间办理，但不得迟于2010年年底前完成。其后，电子公文、档案数字化成果一般在第二年6月底前完成前一年度形成的电子公文和档案数字化成果的登记备份。电子业务数据的登记备份时间根据业务信息系统的数据安全需要，与登记备份中心协商确定，但每年至少备份1次以上。
各单位应先填报《各单位档案管理情况登记表》（见附件1），并做好重要档案（电子文件）形成与管理情况调查、档案数字化转换等前期准备工作。
档案登记备份的程序如下：
1、填写材料。各单位根据档案登记备份的时间要求，填报《电子文件和数字档案登记备份情况表》（包括续表，见附件2）、《档案备份数据移交、接收检验表》（见附件3）。
2、生成备份载体（包）。各单位根据确定的电子文件备份策略和方式，将纳入登记备份范围的电子文件在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一性认证信息），并做好备份载体（包）登记、管理工作。
3、报送和移交。各单位通过在线传输、脱机载体移交等方式，将档案登记备份载体（包）按规定时间报送档案登记备份中心，同时报送相关书面材料。
4、受理、审核。档案登记备份中心进行材料审核，并对登记备份载体进行技术检测。
5、反馈。档案登记备份中心根据审核结果，填写《档案登记备份数据移交、接收检验表》并反馈报送单位。对于档案登记备份数据（或书面材料）不符合要求的，报送单位应按要求重新报送。
六、几点要求。
（一）统一思想，充分认识加强电子文件管理和开展档案登记备份工作的重要意义。电子文件是信息时代国家和社会各项活动的重要记录，做好电子文件管理工作，对于保存历史记录，服务现实需要，促进信息资源的安全保管和有效利用，推进国家信息化健康发展具有重要的作用。结合浙江实际，我省创新性地实施了档案登记备份制度，这一制度既是贯彻落实《电子文件管理暂行办法》的要求，也是档案部门积极构建新形势下档案安全保障体系和行政监管体系的重要战略部署。各级档案部门和有关单位要加强对《电子文件管理暂行办法》和省市有关文件精神的学习理解，提高思想认识，增强工作信心，树立和落实科学的电子文件管理理念。
（二）加强领导，扎实地推进电子文件管理和档案登记备份工作的开展。各地、各部门要加强领导，建立健全相关工作机构和协调机构，为电子文件管理和档案登记备份工作的顺利开展提供组织保障。各县（市）、区要建立由党委或政府分管领导任组长的电子文件管理和档案登记备份工作领导（协调）小组，明确发展改革、信息、机构编制、财政、保密、档案等相关部门职责，根据需要吸收重点民生管理部门和单位参加。各级机关、团体、企事业单位要成立相应的领导（协调）小组，配备专门机构和人员，明确文秘、业务、信息化、保密等部门的工作职责，建立健全管理制度，落实必要的保障措施，扎实推进电子文件管理和档案登记备份工作的开展。
（三）结合实际，确保电子文件管理与档案登记备份工作取得实效。要将电子文件管理和档案登记备份工作纳入政府工作考核，纳入相关部门工作规划和检查内容，在加大督查和考核力度上取得实效。要加快数字365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了（室）等电子文件管理和档案登记备份基础设施和项目建设步伐，将开展电子文件和档案登记备份所需经费列入同级财政预算，加大电子文件管理队伍建设和人才培养，积极吸引社会力量参与，在落实条件保障上取得实效。要抓紧制定和完善相关法规制度和标准规范，积极开展执法检查、目标管理认定、示范创建、年检等工作举措，在创新档案行政监管方式上取得实效。要深入调查研究，全面掌握电子文件管理和档案登记备份基本情况，研究制定本地区工作总体规划和实施方案。因地制宜、分类指导、试点推进，在实现阶段性目标任务和推进长远发展上取得实效。要加大《电子文件管理暂行办法》和省市有关文件精神的宣贯力度，进一步提高电子文件的信息资源意识、依法管理意识和安全保密意识，不断凝聚社会共识和合力，在营造有利于电子文件管理和档案登记备份工作开展的环境上取得实效。
附件：1、各单位档案管理情况登记表（点击右键另存为保存）
2、电子文件和数字档案备份情况表（点击右键另存为保存）
3、档案备份数据移交、接收检验表（点击右键另存为保存）
