镇档〔2012〕1号

关于2011年镇海区档案工作年检情况的通报

各镇人民政府、街道办事处、区级机关各部门：

为深入贯彻实施《中华人民共和国档案法》和《宁波市档案工作条例》，切实履行档案依法行政监管职能，提升全区档案工作规范化、标准化、信息化管理水平，根据镇档〔2011〕19号《关于开展档案工作年检的通知》要求，区档案局于2011年11月份对全区机关部门、镇（街道）及有关单位2009-2010年度的各门类档案归档、档案管理情况进行了全面的检查。这次年检依据《档案工作年检考核标准》，通过听取自查情况汇报、实地查看、反馈意见等程序，重点检查了档案现代化管理、档案登记备份、档案保管利用等方面内容。本次年检除档案目标管理认定通过2家单位外，共检查77家单位（网上年检15家），年检等级优秀单位有29家，其余单位年检合格。现将检查情况通报如下：

从检查情况看，我区各机关部门档案管理软硬件环境不断改善，档案业务建设不断规范，档案信息化建设和档案安全保管得到切实加强，各单位档案工作取得了显着的成效，主要表现在：

一、档案工作软硬件环境不断优化。多数单位档案分管领导明确，并能切实解决档案工作中存在的实际问题；专（兼）职档案人员的岗位职责分明，档案各项管理制度健全，档案组织网络体系完善；多数单位档案安全保管意识切实增强，档案管理台帐建立齐全,档案库房防盗、防火等“八防”措施落实到位。新单位如区红十字会、宁波帮博物馆在成立之初领导就非常重视档案规范化建设，落实制度、人员、设备，成效明显。

二、档案业务建设不断规范。各单位在确保文书档案规范化建档同时注重对其它各门类档案的收集整理归档，整理符合规范要求。区国税局、区城管局创建档案目标省级达标成功，档案综合管理规范化得到整体提高。区教育局通过业务指导和督促下属学校档案管理上等级多种手段，使得其下属学校的档案管理水平始终保持在区下属事业单位前列。

三、档案信息化建设全面提高。各单位综合档案室普遍使用虚拟档案室平台进行档案管理，并对2009-2010年度文书档案进行全文扫描、挂接，并逐步开展了农村档案信息共享，有效实现档案信息化、网络化管理和利用。今年，区发改局、工商分局通过省级示范数字档案室创建，区委组织部等17家单位通过省级规范化数字档案室创建，全面提升单位综合档案室信息化水平。

四、档案新一轮进馆工作顺利开展。根据《关于开展档案进馆工作的通知》（镇档〔2011〕11号）要求， 22家进馆单位积极配合做好1991-2005年度档案进馆工作，开展档案审核、着录、全文扫描各项工作。截止年底，区纪委、区发改局、区卫生局已完成了档案进馆任务，其他多数单位已完成任务过半。

五、档案登记备份工作卓有成效。各单位已普遍认识到档案登记备份的重要价值和意义，积极开展登记备份工作，今年共完成登记备份电子数据达到656.45G。全区78家单位都开展档案数字化成果的备份工作，档案数字化成果数据达到287.25G。部分单位如区审管办、镇海公积金管理分中心实现了电子业务数据每日（周）在线备份。

通过此次年检，也发现了档案工作中存在的一些问题，主要有以下几方面：

一、档案安全保管存在漏洞。少数单位档案安全保管意识淡薄，档案安全保管设施没有很好落实到位；少数单位的档案数量统计、借阅利用登记及移交手续没有很好登记完善。

二、档案收集不齐全。部分单位只注重对党政类档案材料的收集，而忽视了对本单位业务过程性材料的收集；部分单位档案收集门类不够齐全，缺少特种载体类档案如照片、光盘、实物等档案的收集。

三、档案信息化建设和登记备份工作开展存在一些问题。部分档案人员不能熟练操作虚拟档案室平台进行档案管理，目录着录和全文扫描未按规范化要求操作；部分单位缺乏对档案数字化成果和业务系统电子数据的安全备份机制建设，未建立电子文件管理与档案登记备份制度并明确相关责任人，电子文件存在安全隐患。

针对年检中发现的问题，请相关单位能及时落实整改。希望区机关各部门、各单位继续深化档案业务建设，尤其是要夯实基础工作，提高档案工作信息化水平，以优秀单位为榜样，全面促进全区档案工作整体水平的提高。区档案局将坚持和完善年度档案检查工作机制，推动全区档案工作再上新台阶。

附件1: 2011年档案目标管理创建单位名单

附件2：档案年检优秀单位名单

二〇一二年一月十日

附件1：

2011年档案目标管理创建单位名单

镇海区城管局（省二级）

镇海区国税局（省二级）

镇海区社保处（省二级）

附件2：

档案年检优秀单位名单（排名不分先后）

中共镇海区纪委

   中共镇海区委组织部

   中共镇海区委统战部

   镇海区人民政府办公室

   镇海区政协办公室

   镇海区公积金管理分中心

   镇海区审管办

镇海区民政局

   镇海区公建中心

   镇海区国土资源分局

   镇海区人大办公室

镇海区住房和建设交通局

镇海区发改局

镇海区公安分局

宁波石化经济技术开发区管委会

   中国人民银行宁波经济技术开发区支行

   镇海区工商分局

   镇海区统计局

   镇海区卫生局

   宁波帮博物馆

   镇海区教育局

中共镇海区委政法委

   镇海区司法局

   镇海区招宝山街道办事处

   镇海区蛟川街道办事处

   镇海区骆驼街道办事处

   镇海区庄市街道办事处

   镇海区澥浦镇人民政府

   镇海区九龙湖镇人民政府

主题词：档案工作  检查  通报

抄送：区委办、区府办。

宁波市镇海区档案局             2012年1月10日印发